Hur väljer du rätt partner för Dynamics 365 Business Central?

Vad som utmärker den här upphandlingen

Business Central är Microsofts affärssystem för små och medelstora bolag, med rötter i Navision. d365.se bedömer att det tillkommer i storleksordningen femhundra nya affärer per år i Sverige. Ett mindre, avgränsat införande ligger typiskt på 100 000–250 000 kr, medan ett normalstort projekt hamnar på 250 000–800 000 kr. Det gör det till det vanligaste Dynamics-införandet i landet. Siffrorna är d365.se:s marknadsbedömning, uppdaterad i september 2026, inte officiell Microsoft-statistik.

Partnerfältet är samtidigt det bredaste. Det finns dussintals svenska partners, från bolag med några få konsulter till nordiska koncerner med hundratals. Det är goda nyheter för er förhandlingsposition och dåliga nyheter för urvalet, eftersom skillnaden mellan kandidaterna sällan syns i offerten.

Den låga ingångskostnaden är upphandlingens största fälla. Ett Business Central-införande går ofta att komma igång med relativt snabbt, och just därför granskas partnern ibland lättvindigt. Kostnaden för ett svagt val syns inte alltid i projektbudgeten. Den syns senare i förvaltningsavgifter, tillägg och anpassningar som ska underhållas över tid.

Steg 1: Utgå från vad ni ska ersätta

Kravlistan blir ungefär densamma oavsett utgångsläge, men arbetet som ska utföras skiljer sig, och därmed vilken partner som passar.

Utgångsläget påverkar också hur ni bör läsa ett estimat. Ett byte från NAV kan se billigt ut eftersom mycket känns igen, men den gamla lösningens anpassningar är ofta det som drar tid. Ett byte från ett litet ekonomisystem ser dyrt ut, men mycket av kostnaden är verksamhetens eget arbete med processer som inte funnits förut.

Steg 2: Matcha storleken

Detta är den enskilt viktigaste gallringen i Business Central-segmentet, och den som är lättast att göra fel.

Väljer ni en betydligt större partner än ni själva är riskerar ni att bli en liten kund: juniora konsulter, låg prioritet i förvaltningen och en kundansvarig som byts ut. Väljer ni en mycket liten partner får ni ofta seniora personer och stort engagemang, men sårbarhet om en nyckelperson slutar, och begränsad uthållighet om ni växer eller ska ut i fler länder.

Ställ två frågor som ger besked snabbt:

• Var i er kundstock skulle vi hamna storleksmässigt? En partner som svarar ärligt på det säger också något om hur mycket uppmärksamhet ni kommer att få.
• Hur många kunder har den konsult som blir vår i sin förvaltningsportfölj? I det här segmentet bär en konsult ofta många kunder samtidigt, och det avgör svarstiderna i praktiken.

Geografin väger mindre än den brukade, men inte noll. Under design och driftsättning är det värt en del att kunna träffas.

Steg 3: Standard, appar och anpassningar

Business Central byggs ut med tillägg, inte genom ändringar i systemets kärna. Det låter som en teknisk detalj men styr både kostnad och rörlighet.

Tre olika saker brukar blandas ihop i en offert, och de har helt olika konsekvenser:

• Konfiguration i standard. Följer normalt med genom Microsofts uppdateringar och kan vanligtvis förvaltas vidare av en annan kvalificerad Business Central-partner. Detta bör vara huvuddelen av lösningen.
• Färdiga appar från Microsofts kommersiella marknadsplats eller från en ISV. Licensmodellen kan vara per användare, per tenant eller bygga på andra mått. En generell ISV-app kan normalt användas vidare även om ni byter implementationspartner, men kontrollera licensavtal, supportansvar och om appen eller avtalet är knutet till den nuvarande partnern.
• Anpassningar byggda enbart för er. Kan vara helt rätt, men de ska underhållas av någon vid varje uppdatering, och den någon är i praktiken oftast den som byggde dem.

Be om en uppdelning i skrift av vad som är vad, per funktionsområde. Många partners har egna branschappar, och det är ofta det de faktiskt säljer. Det behöver inte vara ett problem: en genomarbetad branschapp kan spara mycket. Men ni bör veta att den är där, vad den kostar löpande och vad som händer med den om samarbetet tar slut.

Steg 4: Uppdateringarna två gånger om året

Microsoft har två stora uppdateringscykler för Business Central per år, med större versioner i april och oktober. Därutöver kommer mindre uppdateringar löpande, normalt månadsvis. I molnversionen kan ni schemalägga en större uppdatering inom det tillgängliga uppdateringsfönstret, men ni kan inte välja bort att tjänsten hålls uppdaterad. Det är en tydlig skillnad mot äldre affärssystem och en fråga där skillnaden mellan partners märks tidigt efter driftsättning.

Fråga varje kandidat hur de arbetar med detta: om de har en testmiljö där er lösning kontrolleras innan uppdateringen slår igenom, vilka flöden som testas, om det ingår i förvaltningsavtalet eller debiteras separat, och hur de informerar er om ny funktionalitet som ni faktiskt kan ha nytta av.

En partner som inte har en rutin här kommer att hantera varje uppdatering som en incident, och ni betalar för den.

Steg 5: Frågor att ställa, och hur svaren ska läsas

Följande frågor är formulerade för att inte ha ett självklart bra svar. Bedömningen av svaret är minst lika viktig som frågan.

1. Hur många Business Central-kunder har ni satt i drift de senaste två åren, och hur många liknar oss?

Andra delen av frågan är den viktiga. Antalet kunder totalt säger lite när fältet är så brett.

Bra svar innehåller:

• Ett tal, med kunder i er storleksklass och bransch som går att kontakta.
• En åtskillnad mellan nya införanden och övertagna förvaltningar.

Varningstecken:

• Svaret glider över i bolagets historik i Navision.
• Alla referenser är betydligt större eller mindre än ni.

2. Vilka appar ingår, vem äger dem och vad kostar de löpande?

Detta avgör både månadskostnaden och hur låsta ni blir.

Bra svar innehåller:

• En lista med leverantör, avgift per användare och månad, och vem ni tecknar avtal med.
• Ett rakt besked om vad som händer med varje app om ni byter partner.

Varningstecken:

• Partnerns egna appar presenteras som en del av lösningen utan separat prislapp.
• Kostnaderna framgår först i avtalsbilagorna.

3. Hur mycket blir konfiguration och hur mycket blir egen kod?

Se steg 3. Frågan avgör vad förvaltningen kostar över tid.

Bra svar innehåller:

• En uppdelning per funktionsområde, i skrift.
• Förslag på var ni bör anpassa er efter standard i stället för tvärtom, med motivering.

Varningstecken:

• Allt ni önskar går att bygga, utan invändningar.
• Mängden egen kod presenteras enbart som en styrka.

4. Vem blir vår konsult, och hur många kunder har den personen?

I det här segmentet är det sällan ett stort team. Ofta är det en eller två personer, och de personerna är i praktiken hela leveransen.

Bra svar innehåller:

• Namn, erfarenhet och ett möte innan avtal.
• Ett ärligt besked om portföljstorlek och vad som händer vid semester och sjukdom.

Varningstecken:

• Konsulten tillsätts efter avtalstecknande.
• Ni har bara träffat en säljare efter flera möten.

5. Hur hanterar ni Microsofts uppdateringar?

Se steg 4. Svaret ska innehålla en rutin, inte en princip.

Bra svar innehåller:

• En beskriven testrutin med miljö och vilka flöden som kontrolleras.
• Besked om det ingår i avtalet eller debiteras.

Varningstecken:

• Uppdateringar beskrivs som något Microsoft sköter åt er.
• Frågan har inte kommit upp hos andra kunder.

6. Hur ser migreringen från vårt nuvarande system ut?

Datamigrering är den vanligaste orsaken till att en driftsättning skjuts fram, även i mindre projekt.

Bra svar innehåller:

• Besked om vad som flyttas och vad som stannar: saldon, öppna poster, historik och stamdata behandlas olika.
• Antal testmigreringar och när den första sker.

Varningstecken:

• All historik utlovas utan diskussion om vad det kostar.
• Datakvalitet nämns inte som ert ansvar över huvud taget.

7. Vad kan vi göra själva utan att ringa er?

I ett mindre bolag är svaret på den frågan avgörande för hur systemet upplevs i vardagen.

Bra svar innehåller:

• En avgränsning av vad en superanvändare hos er kan ändra själv, och utbildning för det.
• Dokumentation som ni äger och kan ge till någon annan.

Varningstecken:

• Varje rapport och fältändring kräver en beställning.
• Ingen intern superanvändare planeras in i projektet.

Meriter som mäter något annat än du tror

• Erfarenhet av Navision eller NAV är inte samma sak som erfarenhet av Business Central i molnet. Utbyggnadsmodellen och uppdateringstakten är andra.
• Certifieringar är knutna till personer, inte till bolag. Frågan är om de certifierade personerna är de som blir era.
• Microsofts partnerbeteckningar bygger sedan 2022 på Solutions Partner-designationer. Begreppet guldkompetens finns inte längre.
• Utmärkelser från Microsoft speglar partnerns förhållande till Microsoft. De är inte kundnöjdhetsmätningar.
• Antalet konsulter i bolaget säger ingenting om hur många som är tillgängliga när ert projekt startar.

Vad som brukar gå fel i själva urvalet

• Offerter jämförs på pris utan att appar och löpande avgifter räknas med, vilket gör den billigaste offerten dyrast över tre år.
• Kravlistan beskriver dagens arbetssätt i detalj, vilket bygger in gamla problem i det nya systemet.
• Förvaltningen lämnas utanför upphandlingen och prissätts när ni inte längre har något förhandlingsläge.
• Ingen intern superanvändare utses, vilket gör er beroende av partnern för småsaker.
• Storleksmatchningen bedöms aldrig, trots att den är den faktor som skiljer kandidaterna mest.
• Beslutet fattas utan att någon som ska arbeta i systemet dagligen har provat det.

En anmärkning om källor

Merparten av det som publiceras på svenska om hur man väljer partner för Dynamics 365 är skrivet av partners. Materialet är ofta kompetent, men det är skrivet av en part med ett intresse i utfallet, och kriterierna hamnar därför gärna nära den egna profilen.

Läs flera källor, och fråga er vem som har nytta av att just de kriterierna väger tyngst.

Nästa steg

Skriv ner vilket system ni lämnar, hur många användare ni har och vad som ska vara löst om ett år. Med de tre svaren blir leverantörssamtalen kortare, och skillnaderna mellan kandidaterna syns tidigare.

Är verksamheten på väg mot koncernstruktur i flera länder kan det vara värt att samtidigt förstå nivån ovanför: se guiden om partnerval för Finance & Supply Chain Management. Ska ni även se över CRM finns separata guider om Dynamics 365 Sales och Customer Service och Field Service.

På d365.se kan ni jämföra svenska Dynamics 365-partners per applikationsområde, bransch och storlek, och avgränsa fältet innan ni börjar boka möten.