Vanliga frågor om affärssystem och partnerval

Ett affärssystem, ofta kallat ERP, är den plattform där verksamhetens kärnprocesser hanteras: ekonomi, inköp, lager, order, produktion, projekt och rapportering. Syftet är att samla data och arbetsflöden på ett ställe så att uppföljning, kontroll och automatisering fungerar över hela företaget i stället för i separata system och kalkylblad.

ERP hanterar interna affärsprocesser som ekonomi, inköp, lager, produktion och leveranskedja. CRM hanterar kundrelaterade processer som försäljning, marknadsföring, kundservice och uppföljning av kunddialogen. Många företag använder båda och integrerar dem, så att kundorder, fakturering och service hänger ihop.

Vanliga signaler är att systemet inte längre stöds eller uppdateras, att verksamheten vuxit ur lösningen, att mycket arbete sker manuellt i Excel, att rapportering kräver handpåläggning, att integrationer är svåra att underhålla eller att nya krav som e-handel, spårbarhet eller internationell expansion inte går att lösa. Ett byte bör motiveras av konkreta verksamhetsproblem, inte enbart av teknisk ålder.

Business Central passar oftast små och medelstora bolag samt dotterbolag med behov av ett komplett men hanterbart ERP. Finance & Supply Chain Management passar större bolag och koncerner med komplex ekonomi, produktion, logistik eller flera legala enheter. Storlek är dock inte hela svaret: processkomplexitet, antal länder och integrationsbehov väger ofta tyngre än antal anställda.

Ofta går det. Börja med att skilja på lösningar som behövs för verksamheten och sådant som byggts för att hantera begränsningar i det gamla systemet. Utgå gärna från standardfunktioner, använd etablerade tillägg när de passar och begränsa egen utveckling till tydligt motiverade behov.

System och partner bör bedömas tillsammans. En lösning kan uppfylla funktionskraven men ändå vara svår att införa om partnern saknar erfarenhet av liknande verksamheter. Jämför därför både systemets stöd och partnerns föreslagna team, arbetssätt och referenser.

För de flesta projekt räcker en kortlista på två till tre partners för djupare dialog. Fler än så gör processen tung för både er och leverantörerna, och färre än två gör det svårt att bedöma pris, arbetssätt och kompetens i relation till marknaden.

Fråga efter liknande projekt i er bransch, vilka konsulter som faktiskt kommer att ingå i teamet, hur projektmetodiken ser ut, hur de hanterar standard kontra anpassningar, hur datamigrering och integrationer säkras, hur testning läggs upp samt hur support och vidareutveckling fungerar efter driftstart.

Storleken kan säga något om kapacitet och bredd, men inte hur ett visst projekt kommer att genomföras. Titta också på branscherfarenhet, produktkompetens, tillgängliga konsulter och arbetssätt. Både mindre specialister och större leverantörer kan passa, beroende på projektets behov.

En partnerverifierad profil innebär att partnern själv har lämnat och bekräftat uppgifterna i profilen, till exempel produktområden, branscher, teamstorlek och referenser. Övriga profiler är grundprofiler som d365.se sammanställt från publikt tillgänglig information och som därför är mindre detaljerade.

Nej, verktygen för behovsanalys, kravspecifikation, jämförelser och partnerkontakt är kostnadsfria för dig som köpare. d365.se finansieras av partners som betalar för sin närvaro på plattformen. Rådgivningen är köparsidig och partnerkontakter förmedlas alltid via plattformen.

Som grov uppskattning ligger ett Business Central-projekt på 100 000–800 000 kr i implementationskostnad. Ett mindre upplägg med standardprocesser kan ligga på 100 000–250 000 kr. Projekt med integrationer, datamigrering och flera avdelningar kan ligga på 250 000–800 000 kr. Licenser tillkommer per användare och månad.

En grov uppskattning för Finance & Supply Chain Management är 1,5–10 Mkr. Kostnaden påverkas bland annat av antal bolag och länder, produktions- och logistikflöden, integrationer och behovet av anpassningar.

Våra uppskattade intervall är 100 000–1 200 000 kr för Dynamics 365 Sales och Customer Insights, 150 000–1 200 000 kr för Customer Service, 200 000–1 800 000 kr för Field Service och 250 000–2 000 000 kr för Contact Center. Skillnaden mellan projekten beror bland annat på omfattning, integrationer och automatisering.

De största kostnadsdrivarna är antal processer och roller som berörs, mängden integrationer, kvaliteten på den data som ska migreras, graden av egen utveckling, antal legala enheter och länder samt hur mycket tid den egna organisationen kan lägga på projektet.

Tiderna nedan är grova riktvärden och varierar kraftigt med omfattning, antal integrationer och hur snabbt er egen organisation kan fatta beslut. Ett avgränsat Business Central- eller CRM-projekt landar ofta på tre till sex månader. Bredare ERP-projekt tar vanligen sex till tolv månader, och stora Finance & Supply Chain Management-program kan löpa över ett till två år med flera driftsättningar. Avvikelserna åt båda håll är stora, så be alltid partnern tidsätta just ert upplägg.

Licenser prissätts per användare och månad och skiljer sig mellan appar och användartyper. De är en löpande kostnad som ska budgeteras vid sidan av implementation, förvaltning och vidareutveckling. Nivåerna på d365.se uppdateras löpande, men listpriser och kampanjer ändras, så stäm alltid av aktuell prislista hos Microsoft eller er partner innan ni räknar på en budget.

Ett strukturerat underlag hjälper både er och partnerna att jämföra äpplen med äpplen. Det behöver dock inte vara en lång kravlista. Beskriv hellre era viktigaste processer, volymer, integrationer och önskade effekter, och be partnern visa hur de skulle lösa dem i praktiken.

Räkna med en intern projektledare på minst halvtid under projektet och nyckelpersoner per område, till exempel ekonomi, inköp, lager, sälj och IT, som kan lägga ungefär en dag i veckan på workshops, beslut, testning och utbildning. Behovet ökar kraftigt inför test och driftstart. En vanlig orsak till försening är inte partnerns kapacitet, utan att den egna organisationen inte hunnit fatta beslut eller testa i tid.

Efter driftstart följer en period av stabilisering, därefter löpande förvaltning och vidareutveckling. Kom överens redan i avtalet om supportnivåer, svarstider, hur ärenden eskaleras, vem som äger vidareutvecklingen och hur nya releaser hanteras.

Ja. Det är fullt möjligt att behålla Dynamics 365 och byta implementations- eller förvaltningspartner. Planera för överlämning av dokumentation, källkod för eventuella anpassningar, miljöer och behörigheter, och gör en genomgång av lösningens nuläge innan bytet.

Håll scopet begränsat i första etappen, prioritera standard före anpassningar, säkra en engagerad styrgrupp med mandat, arbeta med data tidigt i projektet och testa med verkliga scenarier i stället för teoretiska fall. Beslutsförmåga i den egna organisationen är ofta den enskilt viktigaste framgångsfaktorn.